معمولا Microsoft Office به خاطر برنامه های کاربردی اصلی آن یعنی Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access مورد استفاده قرار می گیرد اما اگر از ۲۰۰۳ Office استفاده می کنید، صرف نظر از نسخه انتشاری، ابزارهای مفید دیگری را می توانید از منوی Start ویندوز و در گروه Microsoft Office Tools›Microsoft Office بیابید.

اگر به هنگام نصب از تنظیمات پیش فرض Office استفاده کنید، تمامی 8 یا ۹ ابزار آن در منوی مذکور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشید که ابزار Microsoft Office Access Snapshot Viewer فقط در نسخه هایی نصب می شود که شامل Access باشند. برخی از گزینه های موجود در این منو به برنامه هایی اشاره می کنند که روی هارددیسک قرار دارند و بقیه اقلام منو قبل ازاینکه برنامه مربوطه برای اولین بار اجرا شود، آن را نصب می کنند (بنابراین CD نصب Office را در دسترس قرار دهید یا از محل قرارگیری فایل های مربوطه روی شبکه آگاهی داشته باشید.) در این مقاله هر کدام از این ابزارها را به طور مختصر معرفی می کنیم. ابزار Microsoft Office Picture Manager : ایـــــن برنامه بـا وجود امکانات ویرایشـــــی کمتر نسبت به برنامه Photo Editor که با نسخه های قبلی Office عرضه می شد، به خوبی جایگزین آن شده است. همان طور که از نام آن نیز پیداست، Picture Manager بیشتر برای مدیریت عکس هـا و تصاویر کاربرد دارد تا ویرایش آنها. در حقیقت این ابزار مشابه برخی از برنامه های مدیـریت آلبوم است که همراه اسکنرها و دوربین هـا عرضه می شـــــود و از قابلیت هـــــای همسانی نیز برخوردار است. همچنین قابلیت های بیشتـــــری نسبت به امکـــــانـــــات ســـــاده برنامه هـــــایـــــی چون Fax Viewer Windows Picture and دارد. ایـــــن برنامه نه تنها ابزار مناسبی برای مدیـــــریت و مشاهده تصاویر است، بلکه امکـــــان ویرایش ساده تصاویـــر بـــــرای قالب هـــــای TIFF، PNG، JPEG، GIF، EMF، BMP و WMF را فراهم می کنـــــد. بـــــه علاوه از این نرم افزار می توانید جهت فشرده سازی فایل هـــــا در اکثر قالب هـای ذکر شده و تبدیل تصاویر از یک قالب به قالب دیگر استفاده کنید. Picture Manager ظاهری شبیه به Windows Explorerدارد که آن را در نمای Thumbnails(منوی View، گزینه Thumbnails) تنظیم کرده باشید، اما دارای امکانات بیشتری است. پنجره سمت چپ Picture Manager بر خلاف Explorer، نمودار سلسله مراتبی از پوشه هـــــای موجود در هارددیسک را نمایش نمی دهـــــد، بلکه به جای آن حاوی میانبرهـــــای مربوطه به پوشه های خـــــاص است. اگــــر تصاویر مورد نظـــــر شما در پوشه های مختلفی پراکنـــده شده اند، می توانید با اضافه کردن یک میانبر برای هر پوشه، مستقیما به آنها دسترسی داشته باشید. اگر می خواهیـــــد در تمـــــام قسمت هـــــای یک درایو پیمایش کنید، می توانید یک میانبر از پوشه ای که دارای زیر پوشه است، تهیـه کرده و میانبر مورد نظر را انتخاب کنید و به زیر شاخه های آن وارد شوید. به عنوان مثال اگر یک میانبر برای درایو C ایجاد کنید، می توانید به تمام قسمت های درایو C دسترسی داشته باشید. برای اضافه کردن یک میانبر از منوی File، گـــــزینه Add Picture Shortcut را انتخاب کنید. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصیص میانبـــــر را انتخاب کـــــرده و روی دکمه Add کلیک کنیـــــد. برای اینکه میانبرهـــا به صورت خودکار اضافه شوند، از منوی File گزینه Locate Pictures را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منـــوی کشویی look in درایو مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه OK کلیک کنیـــــد. اگـــــر در این منو، گزینه Local Drives را انتخــاب کنید،Picture Manager برای همه پوشه هــــای موجـــود در هارددیسک کـــــه حاوی فایل هایی در قالب های موردنظر باشند، میانبــــر تهیه می کنـــــد. برای حذف یک میانبـــر، روی آن کلیک راست کنیــــد (یا پس از انتخاب آن، کلیدهای Shift+F10 را بفشارید) و گزینه Remove Shortcut را انتخـاب کنید. توجــه داشته باشید که روی گزینـــــه Delete کلیک نکنیـــــد، چرا کـــــه اصل پــــوشـــــه و محتویـــــات آن را از روی هــــارددیسک پاک می کند. از دیگر امکانات Picture Manager قابلیت تبدیل فایل هـــــا از یک قالب به قالب های دیگر است؛ برای ایـــــن منظوربعد از انتخاب فایل یا فایل های مورد نظر، در منوی File روی گزینه Export کلیک کنید. سپس از فهرست کشویی Export With This File Format، قالب نهایی را که یکــــی از موارد PNG،JPG، GIF،BMP یا TIF است، مشخص کنید. شما همچنین می توانید از ابزارهای ویرایشی Picture Manager کـــــه در منوی Picture قرار دارنـــــد، استفاده کنیـــــد. این ابزارها امکاناتی نظیر حذف قرمزی چشم، تنظیم روشنایی و کنتـــــراست، چرخاندن تصویر، تغییـــــر اندازه و فشرده سازی را فراهم می کنند. اگر از تغییراتی که در تصویر خود ایجاد کرده ایـــد، راضی نبودید، با استفاده از گزینه Undo در منوی Edit می توانید به مرحله قبل از تغییرات بازگردید. مهم تـــــر آنکه تا زمانی که تغییرات خود را به وسیله گزینه Save از منوی File ذخیره نکرده باشید، این تغییرات ثابت و پایدار نمی شوند. به هنگام بستن Picture Manager، اگر فایل ویرایش شده را ذخیره نکـــــرده باشید، برنامه از شما درباره ذخیره آن سوال خواهد کرد. ابزارهــــــای Microsoft Office Do*****ent Scanning و Microsoft Office Do*****ent Imaging: ایــــــــن دو ابـــــــــزار با هم کار می کننـــــد؛ بدیـــــن تـــــرتیب کـــــه وقتی یک صفحــه توسط Do*****ent Scanning ضبط می شود، جهت نمایش و ویرایش به ابزار Do*****ent Imaging ارســـــال می شـــــود و در مقـــــابل Do*****ent Imaging بــــــــــرای انجـــــام فـــــرآینـــــد اسکـــــن، از Do*****ent Scanning استفاده می کنــد. این دو ابزار از آن جهت حائز اهمیت هستند که در ترکیب با ویندوز XP، برخی قابلیت ها جهت مدیریت اسناد را در اختیار می گذارند. هنگامی که Do*****ent Scanning را باز می کنید، درباره اسکنر مورد استفاده از شما سوال خواهد کرد.اگر این پرسش انجام نشد و شما در سیستم خـــــود بیشتر از یک اسکنر نصب کرده اید، روی دکمه Scanner کلیک کنیـــد و از فهرست موجود، اسکنر دلخـــــواه را انتخـــاب کنیـــــد. در ایـــــن پنجـــــره دو کـــــادر علامتـــــی نیـــــز مشاهده می کنیـــد. بـــــرای اینکـــــه قبل از هر بـــــار اسکن بتوانیـــــد تنظیمات را بررسی کنیـــــد یـــــا آنهـــــا را تغییـــــر دهیـــــد، گـــــزینـــــه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning را فعال کنید. از طریق ویژگی Preset برنامه می توانید بسیاری از تنظیمـــــات را کنترل کنید. برای مشاهده این تنظیمات، روی هر کدام کلیک کرده و دکمه Preset Options را بفشارید. در پنجـــــره باز شده روی Edit Selected Preset کلیک کنیـــــد. (بـــــا استفـــــاده از گزینـــه Create New Presets می توانید نوع جدیدی از تنظیمات را ایجاد کنید.) برای مشاهده تنظیمات یا تغییر آنها بـــــا زبانه های مختلف و همچنیـــــن گزینه های قـــــابل دستیابی از طریق دکمه Advanced کار کنید. در این بین، دو گزینـــــه اهمیت بیشتری دارند. زبانـــــه General را انتخاب کنید تا دکمه Create Shortcut در دسترس قرار گیرد. با کلیک روی ایـــــن دکمـــــه می توانیـــــد یک میانبـــــر از Preset جاری در دسک تاپ خود بسازیـــــد. بدین ترتیب با دابل کلیک روی میانبر به سادگی عملیات اسکن طبق تنظیمات آن Preset انجام می شود. در زبانه Processing گزینه OCR را می بینید که می توانــد متن را در یک سند اسکن شده تصویری، تشخیص دهــــد. ویژگی OCR فــــایل اسکن شده را در Do*****ent Imaging قابل جست وجــــو کـــــرده و آن را بـــــرای Indexing Service ویندوز XP جهت ارائه قابلیت های ابتدایی مدیریت سند، قابل خواندن می کند. بدین ترتیب می توانیـــــد در یک سنـــــد اسکن شـــــده نیز بــا بهره گیری از ویژگی جست وجوی ویندوز به دنبال عبارت موردنظر بگردید. همچنیـــــن می توانید بـــــا استفاده از منوی Tools و انتخــاب گزینه Send Text to Word، یـــــک سنـــــد را از Do*****ent Imaging بـــــه Word منتقل کنیـــــد (البتـــــه اگـــــر در هنگـــــام اسکن، متـــــن تشخیص داده نشـــــده است، ابتـــــدا باید از منـــــوی Tools، گزینه Recognize Text Using OCR را انتخاب کنید.) یکی دیگر از امکانات مفیـــــد Do*****ent Imaging آن است که می توانیـــــد در یک سند چند صفحــه ای ترتیب صفحات را از طریق درگ کردن و رها کردن (drag&drop) تغییر دهیـد. همچنین می توانید صفحاتی را از یک پنجره Do*****ent Imaging به پنجره دیگر درگ کنید. برنامه Do*****ent Imaging از دو نوع قالب فایلــی پشتیبانی می کند: TIFF و MDI برای به اشتراک گذاشتن فایل ها بهتر است از قالب TIFF استفاده کنید. اما توجـه داشته باشید که اگر فایلی را در قالب TIFF ذخیره کنید، اطلاعات متنی آن در صورتی که با OCR تشخیص داده شده باشد، از بین خواهد رفت و بنابراین باید مجددا آن را تشخیص دهید. MDI از ایـــــن مزیت برخورداراست که فایل هایـــــی با حجم کمتر تولیـــــد می کند. مثلا اگر فایلـــــی در قالب TIFF حجمـــی برابر ۱۱۲ مگابایت اشغــال کند، حجم این فایل در قالب MDI به ۳۳۳ کیلو بایت کاهش می یابد. ابزار Microsoft Clip Organizer : همان طور که از نام آن برمی آید، ابزاری است برای مدیریت و گردآوری کلیپ های هنــری که برخی از آنها روی سیستم نصب می شوند و برخی دیگر توسط گزینه Clips Online از منوی Tools قابل دریافت هستند. گزینه Add Clips To Organizer از منوی File هماننـــــد مورد مشابه در بـــــرنامـــــه Picture Organizer امکــــان اضافه کردن کلیپ ها بــه صورت دستی یا خودکار را فراهم می کند. در اینجا نیز می توانید به آسانی با کاوش در منوها و بررسی هر یک از گزینه ها، کار با این برنامه را یاد بگیرید. به علاوه گزینه Search از منوی View به شما امکان می دهد کــه با استفاده از یک کلمـه کلیدی در یک مجموعـه هنری و یا بین مجموعه های مختلف به جست وجـــــو بپردازیـــــد. برای حذف یک کلمه کلیـــــدی یا تغییر آن، روی کلیپ موردنظر کلیک راست کرده و از منوی باز شده Edit Keywords را انتخاب کنید. ویزارد Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard : این ویزارد تنظیمات برنامه های Office را ذخیره می کند. همچنین می توانید تنظیمات ذخیره شده قبلی را نیز بازنشانی کنید. هنگامی که تنظیمـــــات مورد نظـــــر را در یک فــایل ذخیره می کنید، تنها با انتقال این فایل به یک کامپیوتر دیگر می توانید در یک لحظـــــه تمام این تنظیمات را در برنامه های ۲۰۰۳ Office آن سیستـم اعمـــــال کنیـــــد. مثلا هنگـــــام ارتقـــــای کامپیوتـــــر خود بـــــا بهره گیری از ایـــــن ویژگی می توانید تنظیمات سیستم جدید را سفارشی کنید. ابزار Microsoft Office Application Recovery : ایــــــــن ابزار اجرای برنامه های Office را که دچار اشکال شده و اصطلاحا قفل کرده اند، خاتمه می دهد. همچنین با استفاده از این برنامه می توانید کارهای خود را بازیابی کنید. ابزار Language Settings 2003 Microsoft Office: این ابزار بـــــه شما امکان می دهـد که گزینه های زبانی مـــــورد استفـــــاده در برنامه هـــــای Office و همچنیـــــن زبـــــان پیش فرض را بـــــا حذف یا اضافـــــه کـــــردن زبـــــان مورد نظـر در لیست Enabled تغییـــــر دهیـــــد. بــه عنـــــوان مثال اگـــــر زبان Office را از (.English (U.S به English (.U.K) تغییـــــر دهیـــــد، ویژگـــــی spell-checker، عبارت colour را به عنوان یک کلمـــــه صحیح و لغت color را بــه عنوان کلمه اشتباه علامت گذاری می کند. ابـــــــــــــزار Snapshot Viewer Microsoft Office Access: ایـــن ابـــزار بـــه شمـــا امکان تهیه تصویر از گزارشات Access را می دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه های Office شامل Access موجود است. تهیه تصویر از گزارش ها زمانی مفید است کـــه بخواهیـــد ایــــن اطلاعـــات را بـــا افرادی کـــه Access ندارنــــد، به اشتراک بگذارید: بـــرای این منظور باید یک کپــــی از Viewerیا یک پیوند اینترنتـــی برای دریافت برنامه را همراه با تصاویر ارسال کنیـــــد. بــــه صـــورت پیش فرض فایل Snapview.exe در مسیـــــر C: program filescommon files microsoft sharedsnapshot viewer قرار دارد. این برنامه از سایت مایکروسافت نیز قابل دریافت است. ابزار Digital Certificate for VBA Projects: ایـــن ابزار به شما امکان می دهد که یک گواهینامه دیجیتالی تهیه کنید. بدون این گواهینامه سیستم امنیتی ماکروهای Office، با ماکروهایی که ایجاد کرده اید، به عنوان ماکروهای غیر معتبر برخورد می کند و بسته به تنظیمات امنیتی Office، ممکن است با هر بار باز کردن فایل حاوی ماکرو از شما بپرسد آیا مایلید ماکروها را فعال کنید و یا به سادگی آنها را غیرفعال می کند. با استفاده از این ابزار می توانید ماکروهای خود را برای نرم افزار Office معتبر کنید. به هـــر حـــال شمـــا بـــا بـــــرخـــــی از برنامه هــــــای مفیـــــد و اغلـــــب فراموش شده ای که در منوی Microsoft Office Tools قرار دارند، آشنا شدیـــــد؛ برنامه هایی کـــه بـــرای مدیـــریت عکس هـــــا و دیگر فایل هـای تصویـــری، تنظیم یک سیستم مدیـــریت اسناد، ایجـــاد گواهینامه برای ماکروها و یا انتشار اطلاعات مـــربوط به Access مفید هستند. هنگام کار با این ابزارها، بیشتر به اهمیت و ارزش آنها پی خواهید برد. "